Een goede informatiestructuur werkt alleen als iedereen hem gebruikt
Jullie hebben nagedacht over classificatie, metadata, bewaartermijnen en wat waar hoort. Op de werkvloer belandt het toch in de mail, op het bureaublad of in een privékanaal. Digitaal Vitaal maakt van jullie informatiebeleid een kwartaalthema, per team en per persona, met een meting erbij.
Wat informatiemanagers en DIV-adviseurs ons vertellen
- Dezelfde documenten staan op vijf plekken en niemand weet welke versie geldt.
- Metadata en labels zijn ingericht, maar worden niet of verkeerd gebruikt.
- Formele vastlegging en archivering gebeuren achteraf, als het al gebeurt.
- Het intranet is gebouwd, maar collega's zoeken nog steeds via de mail.
- Elke nieuwe collega bouwt zijn eigen mappenstructuur.
Van informatiebeleid naar dagelijkse routine
We vertalen jullie structuur naar concrete werkafspraken en trainen die per team. Daarna meten we of ze worden nageleefd.
Documentmanagement als thema
Uniforme classificatie, structuur en metadata, en het antwoord op de vraag "wat slaan we waar op".
Archivering en retentie in de praktijk
Open of gesloten archief, wie mag wat, bewaartermijnen en formele vastlegging in Microsoft 365.
Ik, Wij, Ons
Persoonlijk in OneDrive, met collega's in Teams, organisatiebreed in SharePoint. Per niveau de juiste afspraken.
Intranet dat gebruikt wordt
Handleidingen, regelingen, nieuws en de etalage per afdeling: we trainen het vinden én het bijhouden.
Meetbaar gedrag
Een nulmeting laat zien waar de structuur in de praktijk afwijkt van het ontwerp. De vervolgmeting toont de verbetering.
Herhaald, niet eenmalig
Structuur verwatert. Met een kwartaalritme komt informatiebeheer terug voordat het weer wegzakt.
Waar we vaak mee beginnen
Elk kwartaal één thema, samen gekozen. Dit zijn de thema's die vanuit jouw rol het meest opleveren.
Werken aan digitale documenten
Persoonlijk in OneDrive, met collega's en externen in Teams, en formeel vastleggen waar compliance dat vraagt.
Documentmanagement en intranet
Classificatie, structuur, metadata en een intranet dat de plek wordt waar collega's beginnen.
Retentie en archivering
Bewaartermijnen, open en gesloten archief, en gevoeligheidslabels in Microsoft 365.
Digitale etiquette
Teams maken zelf afspraken over documenten, communicatie en taken, met het Digitale Etiquette Spel.
Hoe het ritme werkt, van thema kiezen tot vervolgmeting, lees je bij onze aanpak. De prijzen staan bij investering.
Wil je dat jullie structuur ook wordt gebruikt?
Doe de gratis check en zie hoe jullie scoren op structuur en samenwerken, of plan een adviesgesprek.
Plan een adviesgesprek over informatiebeheer
We denken graag met je mee. Mail of bel ons gerust, we reageren binnen één werkdag.